En bakgrundskontroll kan hjälpa en arbetsgivare att verifiera viktiga uppgifter om en person inför en anställning. Beroende på tjänsten kan kontrollen exempelvis beröra belastningsregister, ekonomiska förhållanden, körkortsuppgifter eller annan juridiskt relevant information.
Men möjligheten att hitta en uppgift innebär inte automatiskt att arbetsgivaren får samla in, registrera eller använda den.
Vilka kontroller som är lämpliga och tillåtna beror bland annat på tjänsten, syftet med kontrollen, vilken information som behandlas och vilket rättsligt stöd som finns. Därför bör en bakgrundskontroll alltid utgå från den aktuella befattningen och ett tydligt definierat behov.
Vad är en bakgrundskontroll?
Bakgrundskontroll är ett samlingsbegrepp för olika sätt att kontrollera och verifiera information om en arbetssökande eller, i vissa situationer, en redan anställd person.
Det kan handla om relativt grundläggande information, exempelvis att kontrollera uppgifter om utbildning och tidigare anställningar. För vissa befattningar kan det finnas anledning eller särskilda lagkrav att kontrollera andra förhållanden.
En viktig princip är att kontrollens omfattning ska stå i proportion till syftet. Att en omfattande kontroll kan genomföras betyder alltså inte att samma kontroll är motiverad för varje rekrytering.
En person som ska köra bil dagligen i tjänsten kan exempelvis ha en befattning där körkortsuppgifterna är centrala. För en befattning med stort ekonomiskt ansvar kan andra uppgifter vara relevanta.
Vad kan ingå i en bakgrundskontroll?
Det finns inte en enda standardkontroll som är lämplig för alla arbetstagare. En bakgrundskontroll bör i stället anpassas efter befattningen och verksamhetens faktiska behov.
Några kontroller som kan förekomma är:
- Utdrag ur belastningsregistret: För vissa arbeten finns särskilda regler om registerkontroll. Vilket utdrag som ska användas och hur kontrollen får dokumenteras beror på verksamheten.
- Ekonomisk bakgrundskontroll: Ekonomiska uppgifter kan i vissa situationer vara relevanta, framför allt för befattningar med ekonomiskt ansvar eller särskild förtroendeställning.
- Körkortskontroll: Kan vara relevant när ett giltigt körkort är en faktisk förutsättning för att personen ska kunna utföra arbetet.
- Juridisk bakgrundskontroll: Beroende på syfte och rättsliga förutsättningar kan en kontroll beröra juridiskt relevanta offentliga uppgifter.
Det centrala är alltså inte att samla in så mycket information som möjligt. En bra bakgrundskontroll fokuserar på den information som faktiskt behövs för den aktuella rekryteringen.
Belastningsregistret vid anställning
Belastningsregistret innehåller uppgifter om påföljder för brott. Reglerna kring registerkontroll skiljer sig beroende på vilken verksamhet och befattning det handlar om.
För vissa arbeten finns särskilda regler om att ett registerutdrag ska eller får visas upp. Det gäller bland annat flera verksamheter där arbetet innebär kontakt med barn.
Från den 15 juli 2026 gäller dessutom förändrade regler för bland annat arbete inom skolväsendet. Registerutdraget har utökats med fler brott och innehåller även vissa uppgifter ur misstankeregistret när misstanken har lett till åtal för brott som omfattas av kontrollen. Giltighetstiden för detta utdrag är sex månader.
Det har också införts särskilda registerutdrag för arbete i hemmet med äldre och vuxna personer med funktionsnedsättning samt för vissa ledande eller annars väsentliga befattningar inom kommuner.
Arbetsgivaren bör därför alltid kontrollera vilka regler som gäller för just den verksamhet och befattning som rekryteringen avser.
Kan alla arbetsgivare kräva utdrag ur belastningsregistret?
Nej. Det är viktigt att skilja mellan verksamheter där det finns särskilt stöd för registerkontroll och andra anställningar.
Polisen anger att om arbetet ligger utanför de yrkeskategorier där arbetsgivaren har rätt att kräva registerutdrag, har arbetsgivaren inte rätt att kräva att den arbetssökande visar upp ett sådant utdrag. Personen kan däremot själv välja att visa upp ett utdrag.
För de verksamheter där registerkontroll är aktuell finns dessutom olika regler för exempelvis vilket utdrag som ska användas, hur gammalt det får vara och vad arbetsgivaren får dokumentera.
Arbetsgivaren får inte behandla brottsuppgifter hur som helst
Uppgifter om lagöverträdelser har ett särskilt skydd enligt dataskyddsreglerna.
För privata arbetsgivare krävs särskilt rättsligt stöd för behandling av personuppgifter om lagöverträdelser. Att en kandidat samtycker innebär inte i sig att arbetsgivaren får registrera brottsuppgifterna.
Det finns samtidigt en viktig skillnad mellan att en arbetssökande visar upp ett registerutdrag och att arbetsgivaren exempelvis kopierar, skannar, sparar eller registrerar information från utdraget.
Att endast titta på ett utdrag som kandidaten visar upp innebär inte nödvändigtvis samma personuppgiftsbehandling som att dokumentera dess innehåll. Om arbetsgivaren däremot registrerar uppgifter om tidigare brottslighet blir dataskyddsreglerna tillämpliga.
För verksamheter med särskilt reglerad registerkontroll kan reglerna dessutom uttryckligen ange vad som får eller ska dokumenteras. Arbetsgivaren behöver därför utgå från bestämmelserna som gäller för den specifika kontrollen.
Ekonomisk bakgrundskontroll
En ekonomisk bakgrundskontroll kan ge arbetsgivaren information som är relevant för vissa befattningar. Det kan exempelvis handla om roller där personen får stort ansvar för företagets pengar, ekonomiska beslut eller andra värden.
Det betyder inte att en ekonomisk kontroll bör genomföras rutinmässigt på alla kandidater.
Relevansen behöver bedömas utifrån den aktuella tjänsten. Ju svagare koppling det finns mellan personens ekonomi och arbetsuppgifterna, desto svårare blir det att motivera varför informationen behövs.
En ekonomisk bakgrundskontroll bör därför ses som ett verktyg för särskilda situationer, inte som en obligatorisk del av varje rekrytering.
Körkortskontroll när körning ingår i arbetet
För vissa arbeten är ett giltigt körkort en grundläggande förutsättning.
Det kan exempelvis gälla chaufförer, hantverkare, servicetekniker, säljare och andra anställda som regelbundet behöver köra i tjänsten.
En körkortskontroll kan då användas för att verifiera uppgifter som är direkt relevanta för arbetet.
Även här bör omfattningen styras av behovet. Om körkort saknar betydelse för tjänsten finns normalt inte samma verksamhetsmässiga anledning att genomföra kontrollen.
Vad innebär en juridisk bakgrundskontroll?
En juridisk bakgrundskontroll är inte samma sak som ett utdrag ur belastningsregistret.
Beroende på kontrollens utformning kan juridiskt relevanta uppgifter finnas i exempelvis offentliga handlingar och andra tillgängliga källor.
Här blir det särskilt viktigt att skilja mellan att information är offentlig och att arbetsgivaren automatiskt har rätt att behandla den inom ramen för en rekrytering.
Även offentligt tillgängliga personuppgifter omfattas i många situationer av regler om hur personuppgifter får behandlas.
Arbetsgivaren bör därför kunna svara på en enkel fråga innan kontrollen görs: Varför behöver vi den här informationen för just den här befattningen?
Om det inte finns ett tydligt svar finns det anledning att överväga om kontrollen verkligen bör genomföras.
När är det lämpligt att göra en bakgrundskontroll?
En bakgrundskontroll är framför allt relevant när det finns ett konkret behov kopplat till arbetet.
Om personen exempelvis ska hantera stora ekonomiska värden, arbeta med särskilt utsatta personer, köra fordon eller få tillgång till känsliga system kan vissa kontroller vara mer motiverade än vid en tjänst där dessa risker saknas.
Ett företag som använder bakgrundskontroller återkommande bör därför ha en tydlig rutin för vilka befattningar som kontrolleras, varför kontrollen görs, vilken information som behövs och hur informationen ska hanteras.
Det skapar en mer konsekvent process och minskar risken för att onödiga personuppgifter samlas in.
Bakgrundskontroll och GDPR
GDPR är central när personuppgifter behandlas i samband med rekrytering.
Personuppgifter ska bland annat behandlas lagligt, korrekt och öppet. Arbetsgivaren ska inte samla in fler uppgifter än vad som behövs för det aktuella ändamålet och informationen ska inte sparas längre än nödvändigt.
Den arbetssökande behöver också få relevant information om personuppgiftsbehandlingen.
Det innebär att bakgrundskontrollen bör planeras redan innan informationen samlas in. Företaget behöver bland annat veta varför uppgifterna behövs, vilken rättslig grund behandlingen bygger på, vem som ska få tillgång till informationen och när uppgifterna ska raderas.
Brottsuppgifter kräver dessutom särskild försiktighet eftersom reglerna för sådana personuppgifter är strängare.
Kan man göra bakgrundskontroll på redan anställda?
Bakgrundskontroller förknippas framför allt med rekrytering, men frågan kan även uppstå under en pågående anställning.
Här bör arbetsgivaren vara särskilt försiktig.
Att en kontroll ansågs motiverad inför en viss anställning innebär inte automatiskt att samma kontroll får upprepas löpande. Det måste finnas stöd för den personuppgiftsbehandling som faktiskt sker och kontrollen måste kunna motiveras utifrån situationen.
Även Polisen skiljer tydligt mellan registerkontroll inför anställning och återkommande kontroll av redan anställda. För de registerutdrag Polisen beskriver som en del av rekryteringsprocessen är syftet inte att skapa en generell årlig kontroll av personalen.
Om arbetsuppgifterna förändras, nya lagkrav tillkommer eller andra särskilda omständigheter uppstår kan bedömningen däremot se annorlunda ut.
Säkerhetsprövning är något annat än en vanlig bakgrundskontroll
En säkerhetsprövning enligt säkerhetsskyddslagstiftningen ska inte blandas ihop med en vanlig kommersiell bakgrundskontroll.
För verksamheter och befattningar som omfattas av säkerhetsskyddsregler finns särskilda bestämmelser. Om en befattning är placerad i säkerhetsklass kan en registerkontroll ingå i säkerhetsprövningen.
Det är då Säkerhetspolisen som genomför registerkontrollen inom ramen för det särskilda regelverket, inte arbetsgivaren genom en vanlig sökning efter uppgifter.
Resultatet ska bedömas utifrån tjänsten
En bakgrundskontroll bör inte reduceras till en jakt på avvikelser.
Informationen behöver bedömas utifrån varför kontrollen genomfördes och vilken betydelse en viss uppgift faktiskt har för befattningen.
Polisen framhåller exempelvis att ett registerutdrag endast utgör en del av bedömningen av en persons lämplighet för ett arbete. En arbetsgivare behöver fortfarande göra en samlad bedömning av kandidaten.
Det är en viktig princip även för andra typer av bakgrundskontroller. En uppgift kan vara relevant för en viss tjänst men sakna betydelse för en annan.
När kan juridisk rådgivning behövas?
Gränsen mellan en relevant bakgrundskontroll och otillåten behandling av personuppgifter kan vara svår att bedöma. Det gäller särskilt om kontrollen omfattar brottsuppgifter eller om arbetsgivaren överväger att vidta åtgärder på grund av information som framkommer.
Arbetsrätt, dataskydd och reglerna för olika registerkontroller kan aktualiseras samtidigt.
I situationer där kontrollens rättsliga förutsättningar är oklara eller där resultatet kan få konsekvenser för en arbetssökande eller anställd kan individuell juridisk rådgivning därför vara lämplig.
Den som behöver juridisk hjälp kan läsa mer om hur man hittar rätt advokat för sitt ärende på Sokadvokat.se.
Skapa en tydlig rutin för företagets bakgrundskontroller
För företag som regelbundet rekryterar är en genomtänkt process minst lika viktig som själva kontrollen.
Bestäm i förväg vilka befattningar som motiverar olika kontroller och undvik att automatiskt göra samma omfattande kontroll på samtliga kandidater.
Utgångspunkten bör vara tjänstens faktiska krav och risker.
Företaget behöver också ha kontroll över hur informationen hanteras efteråt. Uppgifter ska inte ligga kvar ”för säkerhets skull” och tillgången bör begränsas till de personer som behöver informationen.
På så sätt kan bakgrundskontrollen bli ett relevant beslutsunderlag utan att mer information än nödvändigt samlas in.
Vanliga frågor om bakgrundskontroll av anställda
Får arbetsgivare göra bakgrundskontroller?
Bakgrundskontroller kan genomföras i Sverige, men vilka uppgifter som får samlas in och behandlas beror på kontrollen, syftet och vilket rättsligt stöd som finns. Arbetsgivaren måste bland annat följa dataskyddsreglerna när personuppgifter behandlas.
Får alla arbetsgivare kräva utdrag ur belastningsregistret?
Nej. För vissa verksamheter finns särskilda regler om registerkontroll. Polisen anger att arbetsgivare utanför de angivna yrkeskategorierna inte har rätt att kräva att den arbetssökande visar upp ett registerutdrag. Den arbetssökande kan däremot själv välja att visa ett utdrag.
Vad kan ingå i en bakgrundskontroll?
Det beror på befattningen och kontrollens syfte. Exempel är verifiering av meriter och, när det är relevant och rättsligt möjligt, kontroll av ekonomiska förhållanden, körkort eller juridiskt relevanta uppgifter. Registerkontroll regleras särskilt för vissa verksamheter.
Får arbetsgivaren spara ett utdrag ur belastningsregistret?
Det beror på vilken typ av registerkontroll det gäller. För flera typer av utdrag får arbetsgivaren endast anteckna att utdraget har visats och får inte behålla en kopia eller dokumentera innehållet. För andra verksamheter, exempelvis vissa kontroller inom LSS och HVB, finns särskilda regler om att utdrag eller kopia ska sparas. Kontrollera därför reglerna för det aktuella utdraget.
När kan en ekonomisk bakgrundskontroll vara relevant?
Den kan vara mer relevant för befattningar där personen får betydande ekonomiskt ansvar eller tillgång till stora ekonomiska värden. Behovet måste bedömas utifrån den specifika tjänsten.
Kan arbetsgivaren kontrollera ett körkort?
När ett giltigt körkort är en faktisk förutsättning för arbetet kan en körkortskontroll vara relevant. Vilka uppgifter som behandlas och hur de hanteras måste fortfarande följa tillämpliga regler.
Kan bakgrundskontroller göras på befintliga anställda?
Det kan finnas situationer där kontroller aktualiseras under en anställning, men arbetsgivaren behöver kunna motivera kontrollen och ha rättsligt stöd för personuppgiftsbehandlingen. Ett tidigare behov av kontroll innebär inte automatiskt rätt att genomföra återkommande kontroller.
Är en säkerhetsprövning samma sak som en bakgrundskontroll?
Nej. Säkerhetsprövning inom säkerhetskänslig verksamhet regleras särskilt. För säkerhetsklassade befattningar kan registerkontroll genom Säkerhetspolisen ingå.
Måste kandidaten informeras om en bakgrundskontroll?
När arbetsgivaren behandlar personuppgifter gäller GDPR krav på bland annat öppenhet och information. Vilken information som ska lämnas beror på behandlingen och omständigheterna.
Räcker det att informationen är offentlig för att arbetsgivaren ska få använda den?
Nej. Att en uppgift går att hitta i en offentlig källa innebär inte automatiskt att arbetsgivaren fritt får samla in, registrera och använda den. Personuppgiftsbehandlingen behöver fortfarande vara förenlig med tillämpliga regler.
